Slik sender du lønnsfil

Når du overfører lønns- og stillingsdata via et lønnssystem forutsetter det at systemet oppfyller Statens pensjonskasses kravspesifikasjon. Lønnssystemet skal også være godkjent av Statens pensjonskasse.

Last ned kravspesifikasjon for elektronisk overføring av medlemsdata (PDF)

Det er viktig at du rapporterer, kontrollerer statustilpasninger og retter feil i stillingshistorikken hver måned og før neste lønnskjøring. Mens noen velger å sende lønnsfil selv, benytter andre en lønnssentral. I begge tilfellene er det du som arbeidsgiver som er ansvarlig.

Hva skal lønnsfilen inneholde?

Filen som sendes hver måned skal inneholde endringsmeldinger for ansatte som har endringer i sitt stillingsforhold, og statusmeldinger for alle ansatte. For ansatte med endringer i sitt stillingsforhold sendes det dermed både en endringsmelding og en statusmelding for den aktuelle måneden.

Last opp fil i "Min virksomhet"

Når du rapporterer lønns- og stillingsdata via lønnssystemet skal lønnsfilen som sendes oss sjekkes før den legges inn og oppdaterer medlemsdatabasen. Denne kontrollen heter Last opp fil. Når eventuelle feil er rettet opp sender du filen til oss og opplysningene legges inn i medlemsdatabasen.

Tilbakemeldinger og resultater

Dersom vi oppdager uoverensstemmelser i opplysningene vi mottar, vil dette enten bli rettet opp med en gang av oss eller det vil bli gitt en tilbakemelding til deg om hva som må rettes opp.

Etter at lønnsfilen er oppdatert i Statens pensjonskasses medlemsdatabase kontrolleres opplysningene en gang til. Endringsmeldingene ses i sammenheng med de endringsmeldingene som tidligere er overført. Statusmeldingene benyttes for å kontrollere at de samme ansatte er registrert i vår medlemsdatabase som i lønnssystemet, og at status for lønns- og stillingsforhold er lik.

Last ned oversikt over automatiske endringer i Excel

Om det er gjort automatiske endringer etter innkjøring av lønnsfilen, får du en oversikt over hvilke ansatte dette er i fanen "Automatiske endringer" når du er på menypunkt Ansatte. Det er også en direkte lenke fra forsiden. Du kan også laste ned en oversikt i Excel over endringene som er gjort på grunnlag av filen. Dette er eventuelle avvik i status som automatisk er gjort om til endringsmeldinger. Endring/start legges inn den 1. i måneden det rapporteres for. Ved status ikke rapportert legges utmeldingen til den siste i måneden før.

Dersom de automatiske endringene er feil, må rapporteringsansvarlig i din bedrift selv korrigere endringene.

Rett feil i stillingshistorikk og kontroller statustilpasninger hver måned

Du vil motta en e-post fra oss etter at lønnsfilen er oppdatert i vår medlemsdatabase. Det er viktig at du kontrollerer statustilpasningene, retter feil i stillingshistorikk og svarer på spørsmål om ansatte med pensjon hver måned. Dersom du har spørsmål eller trenger veiledning kan du ta direkte kontakt med din oss.