Rapportere på web eller sende inn lønnsfil, og behandle feil og varsler

Hvordan rapportere på web

Dersom du er en liten bedrift med få ansatte, kan det være greit å rapportere manuelt på web inne i Min virksomhet. Kunder som bruker et lønnssystem som ikke er godkjent for rapportering til SPK rapporterer også på web. Hvis du ønsker å endre rapporteringsmåte eller lønnssystem, må du kontakte SPK så vi kan legge inn endringen i våre systemer før du kan ta det i bruk.

Rapporteringen foregår månedlig, ved at man logger seg inn på Min virksomhet, gjør endringer på ansatte dersom det er noen endringer - som for eksempel i stillingsprosent, lønn, permisjon e.l. Når alle endringer siden sist rapportering er foretatt, trykker du på knappen «Godkjenn rapportering» på forsiden. Dersom det ikke er noen endringer på ansatte, må man allikevel trykke «Godkjenn rapportering» som en bekreftelse på at informasjon om ansatte er oppdatert, og at rapporteringen er utført.

Hvordan sende inn lønnsfil?

Slik behandler du feil og varsler

Hvorfor varsler i Min virksomhet?

Varslene i Min virksomhet er innført fordi vi ønsker at du dobbeltsjekker enkelte av opplysningene du rapporterer inn. Målet er å unngå feilrapportering.

Varslene dukker opp når det rapporteres opplysninger som erfaringsmessig har høy feilprosent.

Slik behandler du varsler som dukker opp i Min virksomhet

Nedgang i lønn
Dette varselet dukker opp når hovedlønn og/eller tillegg er lavere enn i den forrige historikklinjen du rapporterte. Vi ønsker at du kontrollerer stillingsopplysningene, og eventuelt bekrefter at den ansatte går ned i lønn.

Husk å kontrollere lønn og tillegg både i historikklinjen med varsel, og i den forrige historikklinjen.

Du har to alternativer:

  1. Dersom lønn og/eller tillegg er feil korrigerer du opplysningene.
  2. Dersom lønn og eventuelle tillegg er korrekte bekrefter du dette ved å huke av i boksen, og trykke «Lagre».

Endring av stillingsprosent uten endring av faste tillegg
Dette varselet dukker opp når du rapporterer endring av stillingsprosent, men ikke endring av det faste tillegget.

Faste tillegg skal stå i forhold til stillingsprosenten til enhver tid. Dersom stillingsprosenten endres må derfor det faste tillegget endres tilsvarende.

  • Eksempel: Hvis en person som jobber i 100 prosent stilling har et fast tillegg på kr 15 000 per år skal tillegget reduseres til kr 9 000 per år hvis personen reduserer til 60 prosent stilling.

Du har to alternativer:

  1. Dersom det faste tillegget er feil korrigerer du summen.
  2. Dersom det stemmer at det faste tillegget skal være uendret bekrefter du dette ved å huke av i boksen, og trykke «Lagre».

Det vil sjelden være korrekt at det faste tillegget skal stå uendret hvis stillingsprosenten endres. Det kan likevel skje i spesielle tilfeller. Ta kontakt med oss hvis du er i tvil om hvordan du skal rapportere.

Hovedlønn må kontrolleres
Dette varselet dukker opp når den rapporterte hovedlønnen er under et visst nivå. Vi ønsker at du bekrefter at lønnen er korrekt rapportert.

Du har to alternativer:

  1. Dersom hovedlønnen er feil korrigerer du summen.
  2. Dersom hovedlønnen er korrekt bekrefter du dette ved å huke av i boksen, og trykke «Lagre».»