Personvernerklæring rekruttering

Behandlingsansvarleg

Statens pensjonskasse er behandlingsansvarleg for behandling av personopplysingane dine.

Formål og rettsleg grunnlag for behandling av personopplysingar

Vi behandlar personopplysingar for å administrere rekrutteringsprosessar og behandle jobbsøknader. Vi nyttar ikkje opplysingane dine til andre formål.

Formålet med behandlinga av personopplysingar er å vurdere motteke CV-ar, søknader, vedlegg og andre relevante søknadsdata for å kunne gjennomføre rekruttering(er) til stillinga du søker på, og vurdere om du er eigna for jobben i samsvar med kvalifikasjonsprinsippet, jf. statsansatteloven §3.

Behandlingsgrunnlaget for å vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervju og eventuelle testar, samt ringe referansar er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Artikkelen tillèt oss å behandle personopplysingar når det er naudsynt for å gjennomføre tiltak på oppmodinga frå jobbsøkaren før ein avtale blir inngått. Ved å søke på ei stilling og laste opp dokument, tolkar vi det dithen at jobbsøkaren ber oss vurdere innsend dokumentasjon, gjennomføre intervju og eventuelle testar, samt ringe referansar med sikte på å inngå ein arbeidsavtale.

Dersom ein søknad inneheld særskilte helseopplysningar, f.eks. om nedsett funksjonsevne, er vilkåret for å behandle desse nedfelt i personvernforordninga artikkel 9.2 (b). Denne artikkelen tillèt oss å behandle personopplysingar når det er naudsynt for å oppfylle forpliktingane våre på området arbeidsrett, jf. forskrift til statsansatteloven §4.

Innhenting og registrering av personopplysingar

Statens pensjonskasse behandlar personopplysingar som er naudsynte for å administrere rekrutteringsprosessar. Vi vil mellom anna kunne behandle følgjande personopplysingar:

• Informasjon du inkluderer i søknaden for å beskrive kven du er og kva kvalifikasjonar og eigenskapar du har. Dette kan vere personopplysingar som namn, fødselsdato, e-postadresse, telefonnummer, adresse, kjønn, utdanning, jobberfaring, kurs, attestar og vitnemål, samt eventuell innvandrarbakgrunn og/eller nedsette funksjonsevne.
• Informasjon som vi vil kunne innhente undervegs i rekrutteringsprosessen, for eksempel frå intervju, eventuelle testsvar frå evne- og/eller personlegdomstestar samt tilbakemeldingar frå referansepersonar.

Vi oppmodar søkarar til berre å oppi informasjon som er relevant for den aktuelle stillinga.

Behandling av, og tilgang til personopplysingar

Når du har sendt inn ein søknad, blir personopplysingane dine registrerte i rekrutteringssystemet Webcruiter. Personopplysingane blir behandla av tilsette i avdelinga "menneske og organisasjon" hos oss, og av tilsette som er ein del av den aktuelle rekrutteringsprosessen. Dette kan vere rekrutterande leiar, andre deltakarar i intervjupanelet og tillitsvalde. Tilgang til behandling av personopplysingar i rekrutteringssystemet vil vere avgrensa ut frå tenestleg behov.

I somme rekrutteringsprosessar nyttar vi evne- og/eller personlegdomstestar. Då nyttar vi AON sitt testverktøy. Tilgang til behandling av personopplysingar i testsystemet er avgrensa til sertifisert HR-personell.

I tilfella kor vi nyttar leverandørar til å utføre ulike tenester blir personopplysingar behandla i tråd med instruksjonane og dei gjeldande krava våre til personvern. Vi inngår databehandlaravtalar med leverandørane. I rekrutteringssamanheng har vi inngått databehandlaravtale med Webcruiter og AON. 

Når vi nyttar rekrutteringsfirma blir registrerte personopplysingar behandla i systema deira, og vi inngår eigne databehandlaravtalar med rekrutterer. Vi opplyser deg som søker dersom dette er tilfellet.

Statens pensjonskasse er forplikta til å sette opp offentleg og utvida søkarliste.

• Offentleg søkarliste inneheld namn, alder, stilling eller yrkestittel og bustads- eller arbeidskommune for kvar søkar.
• Utvida søkarliste inneheld namn, alder, og fullstendig informasjon om utdanning og praksis.

Det er ikkje høve til å reservere seg mot utvida søkarliste. Søkarlister blir berre utleverte på førespurnad.

Dersom du har verna identitet, skal du ta kontakt med kontaktpersonen i stillingsannonsen. Du bør også vere forsiktig med kva slags informasjon du deler i søknaden. Vi vernar opplysingane dine gjennom ulike tekniske og organisatoriske tiltak, slik som bl.a. tilgangsstyring, to-faktor-autentisering, sertifiserte testbrukarar, automatisk sletting og interne retningslinjer og rutinar.

Oppbevaring og lagring av personopplysingar

Statens pensjonskasse oppbevarer personopplysingane dine så lenge det er naudsynt for å oppnå formålet med behandlinga, eller så lenge vi er pålagt oppbevaring etter anna lovgiving.

Vi oppbevarer personopplysingane dine i 12 månader etter at tilsettingsvedtak er fatta. Det er for å kunne innfri ønske om innsyn, og eventuelle rettslege krav frå søkar som meiner seg forbigått på eit usakleg grunnlag. Klagefristen til Sivilombudet er eitt år frå tilsettingsvedtaket blei fatta.

Det er etablert automatiserte sletterutinar for søknader i Webcruiter og alle testar i AON. Desse blir sletta automatisk etter 12 månader. I jobbsøkarportalen Webcruiter vil du som jobbsøkar framleis sjå at du har søkt på stillinga etter dette tidspunktet, men at søknaden er sletta av arbeidsgivar.

Søknadsdokument til kandidatar som blir tilsette blir lagra i tilgangsstyrt personalmappe i det offentlege godkjende arkivsystemet vårt, Public360, jf. forskrifta til riksarkivaren § 7-11 (1) bokstav b.

Alle data blir lagra innanfor EU/EØS.

Dine rettar

Rett til informasjon og innsyn

Du har rett til å få informasjon om kva for konkrete personopplysingar Statens pensjonskasse behandlar om deg, og til kva formål dei blir nytta. Du har rett til å vite kor personopplysingar er henta frå, om dei har blitt utlevert til andre og eventuelt kven mottakar er.

Retting og sletting

Dersom du oppdagar at vi har registrert unødvendige, urette, utdaterte eller ufullstendige personopplysingar om deg, har du rett til å få opplysningane retta eller oppdatert.

Rett til dataportabilitet

Som jobbsøkar kan du sjølv hente ut eigenregistrerte data i eit portabelt format i Webcruiter.

Webcruiter tilbyr også ein form dataportabilitet der du, etter eig samtykke, kan velje å legge inn CVen din i ein CV-database. Denne databasen er Webcruiter behandlingsansvarleg for, og den fell utanfor avtalen Statens pensjonskasse har med Webcruiter. Formålet her er at kandidatar kan gjenbruka CV-opplysningane sinem i andre prosessar hos behandlingsansvarleg og andre kundar av databehandlar.

Rett til å klage på behandling av personopplysingar

Personvernregelverket skal verne enkelpersonar mot at personopplysingar blir behandla på ein måte som krenker personvernet.

Vi håper du vil seie i frå til oss først dersom du meiner vi ikkje overheld reglane i personopplysingsloven. Ta da kontakt med kontaktpersonen som er oppgitt i stillingsannonsen. Du kan eventuelt også kontakte personvernombodet vårt.

Du kan også klage til Datatilsynet over behandlinga vår av personopplysingar. Det gjer du ved å sende ei skriftleg melding til Datatilsynet. Datatilsynet vil så vurdere om saka skal følgast opp.

Plikt til å gi opplysingar om deg sjølv og atterhald i behandling

Det er inga plikt til å gi opplysingar om seg sjølv, men manglande personopplysingar vil kunne gjere det vanskeleg å vurdere den enkelte søker opp mot andre i rekrutteringsprosessen.

Atterhald i behandling av registrerte personopplysingar vil også kunne gjere vår vurdering av søkarar opp mot kvalifikasjonsprinsippet mangelfull. Vi avgrensar behandlinga til relevante opplysingar, og oppmodar deg som søker til å berre dele informasjon som er relevant for den aktuelle stillinga.

Kontaktinformasjon

Statens pensjonskasse har utpeikt eit personvernombod. Du kan kontakte personvernombodet dersom du har spørsmål om vår behandling av personopplysingane dine. Personvernombodet har teieplikt dersom du ønsker å seie frå om noko i fortrulegdom.

Personvernombodet kan kontaktast på e-post: personvernombud@spk.no

Du kan også sende ei melding til: SPK v/Personvernombudet, postboks 10 Skøyen, 0212 Oslo.